Proceso Misstudy: qué se automatiza

Uso interno. El recorrido de un estudiante desde que escribe por primera vez hasta que aplica a la universidad. Cada burbuja es un paso; el color dice si lo hace el sistema o una persona.

12Verde: automáticoYa está armado y probado
15Amarillo: en construcciónAprobado por Bri, se está armando
24Rojo: lo hace una personaNo se automatiza

La regla: el sistema prepara y Bri revisa y envía. Ningún correo que hable en nombre de Misstudy sale sin que una persona lo vea, salvo los recordatorios con textos que Bri ya aprobó. Las llamadas, las sesiones y las decisiones siguen siendo humanas.

1

Entra el lead

Por cualquier canal, todo lead termina en Noloco como Lead, con la fuente de donde vino.

Formulario de la webLa IA separa leads reales de spam, deja el borrador de respuesta a Bri y crea la ficha en NolocoZapier + IA
Chatbot de la webIgual que el formulario: borrador para Bri y ficha en NolocoZapier + IA
WhatsAppBri responde y crea la fichaBri
Instagram y redesBri responde y crea la fichaBri
Agentes y colegios partnerBri agenda; Yasiara lidera la reunión con el agenteBri y Yasiara
Referido directo de YasiaraYasiara le pasa el contacto a Bri con cualquier indicación especialYasiara
2

Conocer al lead

Antes de la llamada se sabe si es pregrado o posgrado, qué busca y su presupuesto.

Preguntas de intakeBri las envía (en la web ya vienen escritas en el borrador)Bri
Aviso si el lead no respondeA los 2 días le llega a Bri un recordatorio para volver a escribirZapier
Formulario de calificaciónLo que responde el lead llena solo su perfil en NolocoGoogle + Noloco
3

Llamada de venta

El corazón de la venta: aquí se recomienda el servicio y se define el precio.

Invitación de Meet y recordatorioAl registrar la llamada en Noloco, sale la invitación y un recordatorio antesZapier
Coordinar la fechaDepende de la agenda de Yasiara y de la familiaBri
Llamada de ventaExplorar el caso, recomendar el servicio y el precioYasiara
Nota de voz a BriAlcance, precio y condiciones acordadasYasiara
Registro de llamadasEl Excel de control de llamadas se llena solo desde NolocoGoogle
4

Propuesta y seguimiento

Si la familia no responde, el seguimiento corre solo hasta que responda o se agote.

Redactar y enviar la propuestaOrientación lleva el formulario "Let's get to know you!"Bri
3 follow-upsDías 2, 7 y 14, con los textos de Bri, en español o inglés y en versión orientación o aplicaciónZapier
Se detienen al responderBri marca "Respondió" en Noloco y no sale ningún correo másNoloco + Zapier
Aviso a YasiaraSi después del tercer follow-up no hay respuestaZapier
Qué hacer con quien no respondeInsistir, esperar o cerrarYasiara
5

La decisión

El pago abre el camino del servicio que compró.

¿Compra?

No compra

A veces vuelven meses después.

Se archiva con el motivoQueda en Noloco para retomarloBri

Paga

Zelle, transferencia o link de pago con tarjeta.

Confirmar el pagoCon Yasiara o en el correoBri
La etapa cambia solaLead pasa a Orientación o a AplicaciónNoloco
Correo de bienvenidaCon el formulario para completar el perfilZapier
Formulario post-pagoLas respuestas llenan la ficha en NolocoGoogle + Noloco
6

El servicio

Dos caminos. Muchos estudiantes hacen orientación primero y después aplicación.

Orientación

Silver, Gold o Diamond. Termina con la lista final de universidades.

Agendar las sesionesDepende de las agendasBri
Carpeta y documento de orientaciónSe crean desde la plantilla Silver, Gold o DiamondGoogle
Juego de colores (solo Diamond)Asistente de IA con la plantilla fija; Bri revisa el resultadoIA + Bri
Investigación de universidadesLa IA ayuda a buscar; costos y carreras se verifican a manoBri
Sesión 1Primer listado de universidadesYasiara
Enviar el documentoDespués de la revisión de Yasiara, con la fecha del ejercicioBri
Recordatorio del ejercicioAntes de la sesión 2, si el estudiante no ha entregado su lista cortaZapier
Excel comparativo prellenadoEn prueba; Bri lo completa y Yasiara lo revisaIA + Bri
Sesión 2Se cierra la lista finalYasiara
Propuesta de aplicación y follow-upsVuelven a correr solos si no respondenZapier

Si compra aplicación: Bri cambia la etapa a Aplicación en Noloco y sigue el otro camino.

Aplicación

Directa o después de orientación. Termina cuando la universidad confirma que recibió todo.

Correo "Read before meeting"Con el link de Calendly para agendar la primera sesiónZapier
OnboardingPerfil, requisitos y deadlines de cada universidadBri
Requisitos base creados solosTranscript, ensayo, carta y CV al cargar cada universidadNoloco
Borrador del resumen de cada sesiónCon los párrafos de Add-ons; Bri revisa y envíaZapier + IA
Sesiones de portalCómo llenar cada sección y requisitos de tercerosBri
Resumen para la editoraSale un día antes del brainstormingGoogle
Brainstorming de ensayosCon Lucero o CindyEditora
Recordatorio de requisitos2 días antes de cada fecha límite internaZapier
Alertas de deadlinesA Bri, 30, 15, 10 y 5 días antesGoogle
Envío de aplicacionesRevisión del portal y acompañamiento hasta el pagoBri
Aviso post-aplicaciónRecuerda revisar el portal nuevo o el checklistGoogle
Confirmar recepción y mock interviewSeguimiento hasta que la universidad lo marca recibidoBri
7

Cierre

Cuando llegan las admisiones.

Recibir las aceptacionesEl estudiante comparte la captura de su admisiónBri
Pedir la reseña en GoogleAl estudiante y a su familia; propuesta de recordatorio en revisiónYasiara
8

Trabajo interno

Lo que corre detrás, sin que el estudiante lo vea.

Respaldo de NolocoCopia de los datos en una hoja de GoogleGoogle
Reporte de editorasSesiones y ediciones por editoraGoogle
Reportes mensual, trimestral y anualVentas, servicios, fuentes y paísesGoogle

Las herramientas

Todo gira alrededor de Noloco. Zapier y Google mueven la información entre las piezas.

Noloco

La base: el CRM de Misstudy

  • Ficha de cada estudiante, de Lead a aplicación
  • Universidades, requisitos, sesiones y pagos
  • Cambia la etapa sola al pagar
  • Con plan pago: portal donde el estudiante ve su progreso y sube documentos

Hoy: plan gratis. Plan Build: unos $79 al mes

Zapier

Conecta y envía

  • Lleva los leads de la web a Noloco
  • Su IA redacta los borradores para Bri
  • Follow-ups, avisos y recordatorios

Professional: desde $19,99 al mes

Google Workspace

Lo diario, sin costo extra

  • Gmail de admissions: desde ahí salen los correos
  • Drive: carpetas y documentos desde plantilla
  • Hojas: alertas, respaldo y reportes

Ya incluido en el plan de la empresa

Squarespace y Brevo

La puerta de entrada

  • Formularios Contact us y Contáctanos
  • Chatbot de la web

Ya en uso

Calendly y Fathom

Agenda y notas

  • Calendly: el estudiante agenda su primera sesión
  • Fathom: resumen de las llamadas, base para el juego de colores

Ya en uso

Asistente de IA

Apoyo a Bri, nunca reemplazo

  • Juego de colores y su reporte (Diamond)
  • Prellenar el Excel comparativo
  • Bri siempre revisa antes de enviar

En una cuenta de la empresa

Por qué Noloco: ya está construido y Bri lo usa con estudiantes reales, reemplaza a Zoho y es de las opciones más económicas cuando los estudiantes tengan su propio portal. Costo mensual del montaje completo: unos $99 (Noloco Build y Zapier Professional).